Case Study: Sonoco Poland Packaging Services

W połowie 2010 roku Contium uruchomiła dla Sonoco platformę B2B do komunikacji i współpracy z dostawcami, która była w kolejnych miesiącach sukcesywnie wzbogacana o nowe moduły. Dziś prezentujemy wnioski z realizacji tego nietypowego portalu.

Klient

Sonoco to firma o zasięgu globalnym z ponad stuletnią tradycją, świadcząca usługi w sektorze opakowań. Siedziba polskiego oddziału Sonoco mieści się w Łodzi. Głównym obszarem działalności Sonoco w Polsce jest produkcja opakowań. Świadczy również usługi w dziedzinie pakowania zarówno dla przemysłu, jak i odbiorców detalicznych. Do klientów Sonoco należą duże firmy z branży FMCG. W działalności Sonoco wykorzystuje materiały i półprodukty dostarczane przez swoich dostawców.

Potrzeba

Stworzenie Portalu Dostawców wynikało z trzech głównych potrzeb biznesowych, tj.:

• przyspieszenia i usprawnienia obsługi dostaw półproduktów  i materiałów od dostawców;
• utrzymywania optymalnych stanów magazynowych na półprodukty i materiały zarówno po stronie dostawców jak i Sonoco;
• poprawy komunikacji z dostawcami.

Jednym z najbardziej istotnych procesów biznesowych realizowanych przez Sonoco jest przekazywanie dostawcom informacji o zapotrzebowaniu na określone materiały i półprodukty oraz interpretowanie zwrotnych deklaracji gotowości dostarczenia określonej liczby danego komponentu w określonym terminie. Otrzymywane z systemu ERP harmonogramy dostaw, zlecenia zakupu oraz sygnały Kanban (produkcja just-in-time) były dotychczas przetwarzane ręcznie przez użytkowników za pomocą arkusza kalkulacyjnego i rozsyłane do dostawców przy użyciu poczty elektronicznej. Problematyczna była również dalsza obsługa procesu dostawy czyli paletyzacja, awizacja dostaw oraz rezerwacja dostępności magazynu, w której również dominowała komunikacja telefoniczna oraz e-mailowa.

″Niezbędnym warunkiem stworzenia dobrego systemu SP (z ang. portalu dostawców – dop. red.) była szeroka współpraca i koordynacja działań zarówno zespołu Sonoco i konsultantów Contium. Zarówno my jak i dostawcy jesteśmy bardzo zadowoleni z systemu. Może on uchodzić za wzorcowy system dla firm z tej branży″

Lassaad Tounsi
IT Manager, Sonoco

Rozwiązanie

Lekarstwem na wymienione wyżej problemy miało być stworzenie dwujęzycznego Portalu Dostawców. Zadanie to zostało postawione przed firmą Contium SA, która wykonała je na bazie autorskiej platformy portalowej Unity 3 napisanej w języku Java. Integracja portalu dostawców z systemem ERP MFG/PRO została zrealizowana we współpracy z zewnętrzną firmą.

Na proces tworzenia portalu składały się trzy etapy i każdy z nich kończył się produkcyjnym wdrożeniem kolejnych modułów. Jednym z bardziej kluczowych elementów każdego z etapów była faza analizy, która miała na celu jak najlepsze rozpoznanie potrzeb przyszłych użytkowników systemu tak, by – posługując się terminologią krawiecką – uszyty na miarę garnitur leżał jak najlepiej.
W tym celu zorganizowane zostały spotkania analityczne oraz warsztaty przeprowadzane z docelowymi użytkownikami systemu. Przed etapem prac programistycznych przygotowane zostały makiety ekranów oraz klikalny prototyp systemu, symulujący działanie prawdziwego portalu.

Moduły i funkcje portalu dostawców

Na poniższym diagramie przedstawiony został schemat budowy portalu dostawców oraz interakcji pomiędzy portalem a otoczeniem zewnętrznym.

Rysunek 1. Schemat budowy Portalu Dostawców

Harmonogram
Na podstawie danych importowanych cyklicznie z systemu ERP, dla każdego dostawcy generowany jest w portalu globalny harmonogram. Zawiera on te same informacje, co w systemie ERP, ale zorganizowane w uporządkowany sposób, tzn. w formie kalendarza z możliwością nawigacji oraz filtrowania. Kolumny kalendarza odpowiadają poszczególnym dniom natomiast wiersze określonym komponentom. Prosta i przejrzysta konstrukcja kalendarza jest jego główną zaletą, gdyż w sposób jednoznaczny prezentuje informacje, którego dnia dany komponent powinien zostać dostarczony oraz w jakiej liczbie.
Dodatkowo na harmonogramie sygnalizowane są w sposób graficzny, rozmaite zdarzenia związane m.in. ze zbyt niskimi stanami magazynowymi, brakiem potwierdzenia wymaganej ilości.

Każdy dostawca w portalu pracuje na swoim kalendarzu i z jego poziomu ma możliwość potwierdzania ilości komponentu na jaką zostało zgłoszone zapotrzebowanie. W przypadku gdy dostawca nie jest w stanie dostarczyć oczekiwanej ilości, istnieje możliwość podania przyczyny takiego stanu rzeczy, wpisania komentarza, a także wskazania alternatywnej daty dostawy.
Informacje o potwierdzanych ilościach są przesyłane następnie z portalu do systemu ERP, który wykorzystuje te dane do planowania produkcji na kolejne okresy.

Awizacja
Kolejny istotny proces wspierany przez portal, to awizacja dostaw czyli deklaracja fizycznej wysyłki określonych komponentów do magazynu. W tym celu tworzony jest dokument tzw. awizo, które zawiera w sobie szczegółowe informacje o planowanej wysyłce komponentów z uwzględnieniem podziału na palety. Proces paletyzacji i wysyłki podlega wielu ograniczeniom i jest bardzo czasochłonny. Związane jest to z faktem, iż awizacja jest ściśle związana z poprzedzającym ją procesem potwierdzania gotowości dostawy materiałów i półproduktów. Warto podkreślić w tym miejscu, iż potwierdzenia dokonywane są nie tylko z poziomu harmonogramów, ale również odrębnych zleceń zakupu oraz tzw. sygnałów Kanban, czyli zapotrzebowania na dany indeks, obowiązującego w danym dniu.
Wsparcie systemu w tym zakresie polega na automatyzacji opisanych wyżej czynności przy jednoczesnej walidacji wprowadzanych przez dostawców danych.
Przydatną funkcją portalu jest drukowanie etykiet logistycznych wraz z kodem kreskowym, którymi oznaczane są palety.

Zarządzanie slotami magazynowymi
Moduł zarządzania slotami pozwala na obsługę procesu rozładunku towarów w magazynie, czyli etapu następującego po awizacji dostaw. W celu fizycznego dostarczenia towarów dostawca powinien w pierwszej kolejności zarezerwować slot na magazynie. Poprzez slot rozumiane jest określone miejsce na magazynie i czas zarezerwowany na rozładunek towaru. Następnie pracownicy magazynu powinni przyjąć dostawę, dokonać weryfikacji jej zawartości oraz dokonać rozładunku.
Opisany powyżej w zarysie proces obsługi magazynowej dostawy jest dużo bardziej skomplikowany. Składa się na niego kilka etapów. Na każdym z nich dostawa otrzymuje inny status, a od uczestników procesu wymagana jest realizacja różnych czynności.

Aby wyeliminować konieczność e-mailowej i telefonicznej rezerwacji slotów, w portalu dostawców został stworzony moduł zarządzania slotami, w którym głównym narzędziem jest kalendarz rozładunków. Jest to wykaz wolnych oraz zajętych slotów w ujęciu czasowym, w którym gromadzone są informacje o aktualnym przebiegu wszystkich rozładunków. Z jego poziomu możliwe jest rezerwowanie wolnych slotów, tworzenie rezerwacji na wewnętrzne potrzeby Sonoco oraz zarządzanie dostawami, które nie zostały jeszcze zakończone. Poszczególne sloty w zależności od statusu czy też typu pojazdu wykorzystanego do dostawy oznaczane są prostokątami o różnej wielkości i kolorze. Podobnie jak w przypadku harmonogramów, poniżej bardzo przejrzystej warstwy prezentacyjnej ukryta jest skomplikowana logika sprawdzania poprawności dokonywanych rezerwacji.

Wsparcie portalu dostawców dla użytkowników w codziennej pracy znacznie wykracza poza opisane wyżej funkcjonalności. Warte uwagi są m.in. takie funkcje jak:

• przeglądanie stanów magazynowych materiałów oraz półproduktów,
• zarządzanie jakością partii produkcyjnych z wykorzystaniem mechanizmu przepływu pracy (tzw. workflow) pomiędzy dostawcami i pracownikami Sonoco,
• ewidencjonowanie i zarządzanie fakturami oraz gromadzenie informacji o płatnościach (moduł finansowy),
• generowanie raportów na żądanie,
• redagowanie oraz publikacja na łamach portalu aktualności i komunikatów adresowanych do dostawców (moduł CMS),
• automatyczne rozsyłanie przez system komunikatów drogą mailową o istotnych zdarzeniach, mających miejsce w systemie np. publikacja nowego harmonogramu, utworzenie awiza, potwierdzenie ilości przez dostawcę itp.

Większość z wyżej wymienionych modułów funkcjonuje w oparciu o integrację z zewnętrznym systemem ERP.

Rezultaty

Jednym z lepszych i bardziej obiektywnych sposobów sprawdzenia poziomu zadowolenia użytkowników z systemu oraz jego wpływu na ich codzienną pracę jest zapytanie o to ich samych. Mając to na uwadze przeprowadziliśmy ankietę wśród dostawców oraz kluczowych użytkowników systemu po stronie Sonoco, w celu weryfikacji ich opinii o portalu po półtorej roku jego działania.

″Portal w znacznym stopniu ułatwił i przyśpieszył zarówno codzienną pracę jak i tygodniowe przygotowywanie planów produkcyjnych. W dużym stopniu ułatwił komunikację z  dostawcami.″

Joanna Wysokińska
Planista Materiałowy, Sonoco

Wyniki potwierdzają słuszność decyzji o wdrożeniu tego narzędzia. Pracownicy Sonoco zadowoleni są szczególnie z oszczędności czasu oraz minimalizacji błędów jaką udało się osiągnąć dzięki nowej platformie, natomiast dostawcy jako główną zaletę systemu wskazują szybszy dostęp do informacji. W ich przypadku oszczędność czasu pracy oraz redukcja błędów były porównywalne ze stanem sprzed wdrożenia portalu, ale jest to zrozumiałe biorąc pod uwagę mniejszą ilość danych, z jakimi dostawca ma styczność w porównaniu do pracowników Sonoco.

Rysunek 2. Wyniki ankiety – część 1

Zarówno pracownicy Sonoco jak i użytkownicy po stronie dostawców bardzo pozytywnie ocenili również walory systemu pod kątem sposobu pracy z nim oraz jego użyteczności.

Rysunek 3. Wyniki ankiety – część 2

Adam Pietrzak

Tagi: logistyka, magazyny, portal B2B, Portal Dostawców, Sonoco